1. El acervo documental del CIDDAE, será de uso público. Cualquier persona podrá solicitar la documentación custodiada, debiendo acatar las disposiciones relativas a la concurrencia a la sede y la permanencia en la Sala de Consultas, así como también a la investigación y manejo de los documentos.

2. Este derecho no tiene más limitación que la derivada de la naturaleza de los documentos, de su estado de conservación o de aquellos otros factores determinados por la legislación vigente.

3. El CIDDAE procurará la migración a soportes informáticos de  aquellos  documentos que por su antigüedad y fragilidad no puedan darse en consulta. Se consideran especialmente frágiles, los anteriores a 1930. Para la consulta de éstos documentos será necesaria la autorización de la dirección.

4. Los usuarios deberán completar la hoja de préstamo (con sus datos personales y el detalle de la información que solicitan) y dejar sus pertenencias (bolsos, mochilas). Sólo se permitirá el ingreso a la sala de consulta con los materiales indispensables de trabajo.

5. Los investigadores, para la consulta de originales, deberán llenar el formulario de usuario especializado, detallando datos personales y motivo de la consulta. La solicitud será estudiada por la Dirección de Desarrollo Institucional, quién se expedirá accediendo o no a la solicitud.

6. Queda terminantemente prohibido:

a. Ocultar o intentar ocultar, remover o intentar remover de su sitio, cualquier documento o reproducción;

b. Fumar, encender fuego o alterar de cualquier modo el silencio en la Sala;

c. Escribir sobre los documentos, hacer marcas en ellos, mutilar, borrar, manchar, destruir, sacar calcos o emplear algún elemento que afecte su  integridad (tales como cinta adhesiva, corrector líquido, clips, etc.).

d. Toda infracción a estas disposiciones implica la suspensión de la autorización para realizar consultas en sala, sin perjuicio de la acción judicial que pueda resultar.

e. El personal del CIDDAE puede y debe asistir a los usuarios en lo que hace a la búsqueda de información para sus investigaciones.

f. Para la investigación y consulta de los fondos reservados, se elevará solicitud por escrito a la Dirección de Desarrollo Institucional.

g. Queda terminantemente prohibido sacar documentos de la dependencia del CIDDAE sin orden escrita de la Dirección, con excepción de los funcionarios del Teatro que los retiran para consulta de la propia administración. Exceptuándose en éste último caso a los documentos del Fondo Histórico.

7. Se consideran  de libre acceso (hasta tanto no surja una ley que lo modifique), todos aquellos documentos que no contengan datos sensibles, que afecten la averiguación de los delitos o a la intimidad de las personas.

8. También se consideran de libre acceso los que aún conteniendo datos que afecten a la intimidad de las personas, hayan transcurrido mas de 25 años de su fallecimiento, si es conocido, o más de 50 años de la fecha del documento.

9. Se consideran documentos restringidos, a aquéllos que contengan datos de carácter personal que revelen la ideología, religión, creencias, estado de salud, origen racial, vida sexual, así como también los expedientes sancionadores o disciplinarios.

10. El acceso a éstos documentos queda reservado a los titulares y a las oficinas o funcionarios que, o bien intervinieron en su tramitación, o bien, la materia de dichos documentos entre dentro del ámbito de sus competencias. Los investigadores que no cumplan con los requisitos anteriores deberán solicitar autorización especial al Director de Desarrollo Institucional para tener acceso a los documentos restringidos.

11.  En el caso de documentos donados al CIDDAE  o recibidos en depósito, el Director será encargado, bajo su responsabilidad, de cumplir las condiciones bajo las cuales se aceptó la donación o el depósito de referencia, de acuerdo a la voluntad del donante expresada en el formulario de donación de documentos.

 
REPRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS

12. Los usuarios podrán solicitar la reproducción digital o fotocopiada de los documentos que pertenecen al acervo del CIDDAE y que no están protegidos por derecho de autor, siempre que la duplicación no afecte la integridad del documento (apartado N° 2 de éste reglamento).

CONDICIONES GENERALES PARA LA REPRODUCCIÓN PARCIAL

Ediciones en soporte papel:

13. En las publicaciones en que se utilicen reproducciones del CIDDAE, deberá citarse siempre: Acervo CIDDAE-Teatro Solís

14. La autorización para la reproducción de fondos concedida por el CIDDAE es válida para una sola edición. Debiéndose solicitar nuevamente autorización para las reediciones.
Ediciones digitales:

15. El CIDDAE se reserva el derecho exclusivo para la concesión de permisos de edición de imágenes y textos procedentes de su acervo.

16. La autorización de reproducción se concede para una sola edición o página web. La autorización debe solicitarse nuevamente en el caso de realizar posteriores ediciones.

17. En las ediciones en que se recojan reproducciones parciales de fondos del CIDDAE deberá citarse la procedencia de los mismos, así como el nombre del autor de la fotografía. Pie de imagen: Imágenes Acervo CIDDAE-T. Solís

DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

18. Se digitalizarán hasta 3 documentos por día y por usuario.

19. Las digitalizaciones se harán sin costo alguno, se le pedirá al usuario que reponga los soportes utilizados (CD o DVD vírgenes)

20. Para tomar fotografías digitales se deberá pedir autorización. No se podrá utilizar flash.

DE LAS DONACIONES AL CIDDAE

21. La Comisión de Selección Valoración y Eliminación será la encargada de evaluar la documentación con el fin de determinar, la aceptación de las donaciones. El criterio  atenderá al valor histórico, artístico, así como también a recibir fragmentos de series que estén incompletas en el CIDDAE.

22. El donador deberá completar un formulario en el que se detallará la naturaleza y cantidad de los documentos donados, sus datos personales y su voluntad expresada con su firma y la firma del responsable del CIDDAE.

23. Dicho formulario se elevará a la Dirección del Departamento de Cultura para que dicte resolución.